הפוסט הקודם בנושא (חלק א: סגנונות ניהול) סקר את סגנונות הניהול השונים ע"פ אדיג'ס, והתועלות שאנחנו יכולים להפיק אם זיהינו אותם נכון אצל המנהל, הקולגות והעובדים שלנו. ע"פ המודל, לכל סגנון ניהולי יש סגנון תקשורת אופטימלי שהשימוש בו יסייע להצלחת הקשר בין הצדדים. מה אומר המודל?
אני רוצה להזכיר שלכל אחד מאיתנו יש תמהיל של סגנונות: בדר"כ סגנון מובהק ראשי ועוד אחד-שניים משניים. במהלך הקריאה, אני מציע שתחשבו על טיפוסים שונים שאתם עובדים איתם שמייצגים כל אחד מהסגנונות. לכל טיפוס, נסו לראות האם הגישה נראית לכם מתאימה בהסתמך על אינטראקציות שהיו לכם איתו בעבר.
כיצד לעבוד עם טיפוס P:
• דבר ישר ולענין, גש במהירות לעיקרי הדברים.
• הגדר מטרות (של הישיבה, של המפגש).
• פעל בקצב מהיר – היה מדוייק, נצל את הזמן ביעילות.
• בעת האצלה – היה ספציפי, אמור במדוייק: מי, מה, עד מתי, באיזו דרך.
• היה ענייני, עסקי, במשך כל הקשר איתו.
• תן הכרה לרעיונות, הישגים, מאמץ בעבודה.
• אמור לו מה יהיו תוצאות הפעולה.
כיצד לעבוד עם טיפוס A:
• דבר ישר ולענין, גש במהירות לעיקרי הדברים.
• אל תמהר ואל תלחץ לכיוון החלטות מהירות.
• היה מוכן עם נתונים, הצג אותם בצורה שיטתית.
• בכדי לשכנע אן להניע הצג עובדות, לא דעות.
• ספק ערבויות לבטחון, הצע שיטות להורדת סיכונים.
• הימנע משימוש בנימוקים או פטנטים מתוחכמים.
• תמוך דבריך במעשים, לא במילים.
• הוכח לו שהדברים נעשו כבר, ספר לו היכן וע"י מי.
• השג עבורו את כל המידע הנחוץ לו. הכן תשובות אפשרויות להתנגדויות שיעלה.
כיצד לעבוד עם טיפוס E:
• נוע מדבר לדבר, הצג לו את התמונה בגדול, הראה לו עד כמה זה מבטיח – תאר זאת בצורה מרגשת.
• הצג רעיונות באופן כללי, היכנס לפרטים רק אם תתבקש.
• התחל בשורה התחתונה, אמור לו קודם מה ייצא מזה בסוף.
• התייחס לדבריו בעירבון מוגבל (בספקנות מסויימת).
• השתמש בעדויות מהשטח, בסיפורי הצלחה בכדי לשכנע או להניע.
• כשאתה מגיע איתו להסכמה, רד איתו לפרטים, סכם את ה"סעיפים הקטנים" בדיוק רב ככל האפשר.
• שים לב באיזה שלב הוא נמצא לאורך תהליך קבלת ההחלטה (איסוף מידע, הצגת פתרונות, סיכום לפני קבלת החלטה).
• כתוב סיכומי דיון, שלח אליו מכתבי מעקב – כדי להבטיח את קיום ההחלטות שהתקבלו על ידו.
כיצד לעבוד עם טיפוס I:
• חמם אותו בשיחה מקדימה, גלה בו עניין.
• אל תמהר, אל תנסה ללחוץ לכיוון החלטות מהירות.
• קח לעצמך זמן ללמוד את המטרות האישיות שלו.
• הקשב לו בצורה פעילה (תוך גילוי התעניינות).
• כאשר אתה בכל זאת ממהר לסכם איתו החלטה, נסה לראות אם עלולות להתהוות ביניכם אי-הבנות במקומות מסויימים.
• בכדי לשכנע או להניע, דון איתו בדיעות וברגשות של המעורבים בעניין.
• בעת האצלה – תן לו מחוייבות אישית לתמיכה בו אם יצוצו קשיים.
• לפני הגעתך אליו תיצור לך בסיס של הסכמה עם נוגעים אחרים בעניין. הגע אליו כשאתה יודע שאחרים הביעו עניין והסכמה.
זה לא קל להחליט על דפוס תקשורת שונה בכל פעם שאתם מתקשרים עם הזולת, הרי גם לכם יש סגנונות ניהוליות משלכם. אולם המודעות לנושא והניסיון שתצברו יאפשרו לכם להשתפר. איפה כדאי להתאמץ? מומלץ להתמקד בסיטואציות שתגדירו אותן כחשובות לכם במיוחד.
מיכאל שורץ
