הסכנה במולטי טסקינג (multi tasking) – המחשה ומשמעותה

מאמרים > הסכנה במולטי טסקינג (multi tasking) – המחשה ומשמעותה

כמעט בכל רגע נתון יש לנו מספר משימות שאנחנו צריכים לבצע, או שאחרים צריכים לבצע עבורנו. הנטייה הטבעית היא לעבוד על מספר משימות במקביל, דבר שיוצר תחושה שאנחנו מצליחים "להתקדם בכל החזיתות". אך עבודה במקביל על משימות שונות אינה מבטיחה תוצאות מיטביות (במונחי זמן ואיכות), אלא להיפך. התבוננו בדוגמא הבאה:

לשם הדוגמא נניח שביום ראשון בבוקר קיבלנו 3 משימות שונות וכל משימה לוקחת יום עבודה. אם נבצע כל משימה לחוד (אחת אחרי השניה – דוגמא מס' 1), הרי שמשימה א' תסתיים ביום ראשון, משימה ב' תסתיים ביום שני ואת משימה ג' נשלים ביום שלישי.
אם נחליט לעבוד על המשימות במקביל (דוגמא מס' 2, כל מספר שעות נחליף משימה), נרגיש שאנחנו מצליחים להתמודד עם שלושת המשימות במקביל. אבל, כפי שניתן לראות, נצליח לסיים את המשימה הראשונה והשניה רק ביום שלישי (במקום בימי ראשון ושני). לא חבל?
יותר מכך, יש עלות נוספת שנקראת "שינויי הקשר" (context switching): במעבר ממשימה למשימה אנחנו צריכים להשקיע זמן נוסף כדי "לחזור לעניינים" (דוגמא מס' 3). "שינויי הקשר" אלו משפיעים לרעה גם על הזמן הכללי לסיום המשימות (שימו לב שגלשנו ליום רביעי) וגם על האיכות בביצוע המשימות.
למה זה יכול להשפיע לרעה על האיכות?
למשל, אם במעבר חזרה ממשימה ג' למשימה א', שכחנו חלק ממסקנות הביניים שהיו לנו והתעלמנו מהם. דוגמא נוספת: היה לנו קו מחשבה בעיצוב הפתרון, שאם היינו ממשיכים איתו, היינו מגיעים לפתרון טוב יותר. זה מאוד מזכיר את הביטוי השגור: "נקטע לי חוט המחשבה", רק שהפעם, אנחנו הגורמים הישירים לכך.
פגיעה באיכות יכולה להיגרם גם מהעובדה שהראש שלנו עסוק במספר דברים, ואנחנו לא מקדישים את מלוא תשומת הלב למשימה הנדרשת.
ניתן להקטין את הנזק של שינויי ההקשר ע"י תיעוד מפורט של מה שביצענו עד כה ("לצלם את המצב") – אך פעילות זו תחמיר את בזבוז הזמן במעבר ממשימה למשימה.
למה זה צריך לעניין אותנו כמנהלים?
א. כל אחד מנהל בראש ובראשונה את עצמו, כולל את חלוקת הזמן האישי למשימות. כדאי לקחת בחשבון את הסכנות במולטי טסקינג.
ב. פעמים רבות אנחנו דורשים מהעובדים שלנו לעבוד במקביל על דברים, ולא מבינים שאנחנו פוגעים ביכולת שלהם לתת לנו תוצרים איכותיים יותר בזמן קצר יותר. ראו עוד על: איך לעזור לעובדים שלנו בניהול זמן אפקטיבי.
ג. כמעט בכל השיחות שלי עם עובדים ומנהלים, העבודה במולטי טסקינג (אם היא קיימת) הוזכרה כאחת הסיבות המרכזיות לתסכול ומרמור.
בפוסטים בעתיד ארחיב על סוגיות נוספות של מולטי טסקינג: סיבות נוספות שגורמות לנו לעבוד במולטי טסקינג ומתי זה דווקא כן יכול לתרום לעבודה (אשמח בינתיים לקבל מכם רעיונות).
רוצה לדעת עוד? להתחיל לנהל ברגל ימין.
ולעוד קפיצת מדרגה ניהולית: סודות הניהול האפקטיבי.

עקבו אחריי ב- YouTube Linked-in  logo-wordpress
הרשמה לבלוג

 

להרשמה לרשימת התפוצה:

מאמרים אחרונים באתר: