מנהל שנכנס לאחרונה לנהל צוות קיים התעניין בצורך להגדיר את הייעוד שלו בצורה מסודרת (המנהל הקודם לא דאג לכך): "מאחר והצוות כבר קיים זמן רב, לכאורה אין צורך בהגדרה פורמלית נוספת".
אני אישית סבור, שראוי לעדכן ולתקף את הייעוד מעת לעת, במיוחד בכניסה לתפקיד חדש.
חשיבות הגדרת הייעוד:
הייעוד הינו התכלית הפורמלית לקיומה של יחידה הארגונית. הגדרת הייעוד צריכה לענות על השאלות הבאות:
1. מה אנחנו עושים?
2. לאיזו מטרה?
3. מה חלקנו בארגון אליו אנחנו משתייכים?
ייעוד שמוגדר כהלכה צריך להבליט את היתרון היחסי של הצוות ביישום האסטרטגיה של הרמה הממונה. כלומר, לא אמורה להיות חפיפה בייעוד של שני צוותים מקבילים. הגדרה שכזו תסייע להגדיר ממשקים ותהליכים שמערבים יחידות ארגוניות שונות. ולאחר מכן, לעזור בקבלת החלטות הקשורות לחלוקת אחריות בין היחידות. משום כך, הגדרת הייעוד חייבת לעבור את אישור המנהל של הרמה הממונה.
היבט נוסף של הייעוד – היא היכולת למקד את העשייה של המנהל באותם פעילויות שעולות בקנה אחד עם ההגדרה. בכך הייעוד הופך למרכיב מרכזי באסטרטגיה של היחידה הארגונית. הגדרת הייעוד מהווה בסיס למבנה הארגוני המתאים ולתהליכים הפנימיים.
ולבסוף, להגדרת הייעוד באופן פורמלי השפעה רחבה על העובדים: הוא עוזר להם להתחבר למטרה לשמה הם באים לעבודה. החיבור הזה תורם לגיבוש הצוותי ולעבודת צוות אפקטיבית (ראה: הגדלת אפקטיביות של עבודת צוות)
דוגמאות לייעוד:
דוגמאות לייעוד תוכלו למצוא באתר שמכיל עשרות מהם (בתחומים שונים): לינק לאתר.
דוגמאות ייעוד מהאתר:
1. מחלקת IT בחברת נדל"ן: "ייעוד הצוות הוא לתמוך באסטרטגיה העסקית של החברה באמצעות פיתוח, יישום וניהול של המערכות הטכנולוגיות שלה".
2. מחלקת משאבי אנוש בחברת נפט: "ייעוד המחלקה הוא להיות שותף עסקי באמצעות עזרה לעובדים ולמנהלים לעבוד בסביבה שמטפחת מורל גבוה ומאפשרת צמיחה ורווחיות מתמשכים".
3. מחלקת תפעול במלון: "ייעוד המחלקה הוא להתעלות מעל ציפיות האורחים באופן עקבי: ליצור ולשפר באופן עקבי את האופן בו אנו מספקים את שירותי היוקרה של המלון ולצפות את הצרכים הפרטניים של כל אורח ואורח".
שימו לב לתיאור כיצד הצוות משרת את הייעוד של הרמה הממונה (במקרים אלו, של החברה עצמה). בנוסף, ניתן לדמיין את עובדי הצוות מתחברים לייעוד שכזה ופועלים בהתאם.
לסיכום:
להגדרת הייעוד יש חשיבות רבה הן כלפי חוץ והן כלפי פנים. תהליך הגדרת הייעוד מציף פערים וסוגיות – שהעיסוק בהם מחדד תחומי אחריות ועוזר למנהלים ולעובדים למקד את עשייתם. לאחר הגדרת הייעוד, חשוב להטמיע אותו בקרב העובדים, ההנהלה ושותפי התפקיד.
רוצה לדעת עוד? להתחיל לנהל ברגל ימין.
ולעוד קפיצת מדרגה ניהולית: סודות הניהול האפקטיבי.
