גלריה

הפרויקטים שלי חורגים מהתקציב באופן קבוע – מה עושים?

השבוע פנה אליי מנהל פרוייקטים לאחר שהמנהלים שלו התלוננו שהפרוייקטים שלו חורגים באופן קבוע מהתקציב שתוכנן. המנהל חושש שהמערכת בה הוא משתמש לניהול הפרוייקטים אינה טובה מספיק, והוא היה שמח לשמוע על מערכות נוספות.

הצעות ורעיונות:
הדבר הראשון שחשוב להפנים הוא שבדר"כ הבעיה לא טמונה בכלי שאנחנו משתמשים. הבעיה היא באופן שבו אנחנו מנהלים את הפרוייקטים, ובאופן השימוש בכלים.
במקרה שלנו מדובר בתכנון לקוי ובמיומנות ניהול עלויות חסרה (ביצוע לקוי).
אולם, הטענה הנפוצה שעולה ע"י מנהלים רבים היא: איך אני יכול לתכנן תקציב כשאני לא יודע מרכיבי עלויות שונים? מה הטעם לתכנן?

מה צריך לעשות?
1. ראשית, צריך להבין ולמפות את חבילות העבודה השונות בפרוייקט (עדיף באמצעות WBS), ולזהות את הכל המשימות שיש להן משמעויות תקציביות על הפרוייקט.
2. הערכת העלות תתבצע על-סמך מס' מקורות: ניסיון קודם שלנו או של אחרים בפרוייקט, סקר שוק, התייעצות עם מומחים ועוד. ניתן בימינו למצוא הרבה מאוד אינפורמציה זמינה. אפשר לעשות review על הנחות היסוד יחד עם צוות הפרוייקט וההנהלה. קיימות גם שיטות כמותיות מדוייקות יותר, אך לעיתים הן מורכבות לשימוש.
3. חשוב מאוד לקחת בחשבון את הסיכונים בפרוייקט, ו"לתמחר" אותם בהתאם. להתממשות של סיכון יש לרוב השפעה ישירה על ההוצאות בפרוייקט.
4. כמו בניהול הזמן בפרוייקט – חשוב לקחת באפר פרוייקטלי. בקרה על ה"אכילה" מהבאפר תוכל לשמש אותנו גם בניהול השוטף של הפרוייקט.
5. תכנון לא מספיק. צריך לנהל את העלויות לאורך זמן ולקבוע טריגרים להנפת דגל (במקביל כמובן לניהול סיכונים).
6. במקרה שלנו, מאחר וכבר ידוע שמרבית הפרוייקט חרגו מהתקציב, חשוב מאוד לחקור לעומק פרוייקטים שהסתיימו. תחקיר כזה יכול לענות על השאלות: האם היתה הוצאה לא מתוכננת? האם ההוצאה היתה גדולה ממה שתוכנן? האם יכולנו לזהות חריגה מבעוד מועד? איך נתכנן את הפרוייקט הבא? למשל: שכחנו פעולות כגון הטמעה, רכש של מס' דגמים עד שבוחרים בדגם הנכון, רשיונות תוכנה, הוצאות נסיעה וכו'.
7. לסיום, ייתכן שניתן לייצר שיפור ולהקטין את הוצאות הפרויקט באמצעות פיתוח יכולות מו"מ מול ספקים. ניתן להיעזר כמובן באנשי הרכש של הארגון.

מה אתם חושבים?


מודעות פרסומת

מה דעתך בנושא?

הזינו את פרטיכם בטופס, או לחצו על אחד מהאייקונים כדי להשתמש בחשבון קיים:

הלוגו של WordPress.com

אתה מגיב באמצעות חשבון WordPress.com שלך. לצאת מהמערכת / לשנות )

תמונת Twitter

אתה מגיב באמצעות חשבון Twitter שלך. לצאת מהמערכת / לשנות )

תמונת Facebook

אתה מגיב באמצעות חשבון Facebook שלך. לצאת מהמערכת / לשנות )

תמונת גוגל פלוס

אתה מגיב באמצעות חשבון Google+ שלך. לצאת מהמערכת / לשנות )

מתחבר ל-%s