גלריה

ניהול זמן – איך לעזור לעובדים שלנו?

ניהול הזמן באופן יעיל ידוע כאתגר אישי לכל עובד ומנהל. כמנהלים אנחנו יכולים לעזור לעובדים שלנו להיות יעילים יותר בעבודתם – אם נגדיר ביחד מערכת ציפיות והנחיות בסיסיות.

את רשימת ההמלצות הבאה לקחתי מתוך מסמך ארגוני של אחת החברות האמריקאיות בו היא מנחה את העובדים שלה איך להגדיל פרודוקטיביות ע"י ניהול זמן יעיל יותר. התוספות שלי מתייחסות לאופן שבו אתם (המנהלים) יכולים לסייע לעובדים שלכם.

1. הקצאת זמן מוגדר למיילים. עובד ממוצע בודק את המיילים שלו מעל ל-30 פעמים ביום (!!), דבר שגורם להסחות דעת רבות ופגיעה בעבודה, בעיקר כשעובדים על משימות חשובות. מצד שני, לעיתים הצורך לבדוק מיילים באופן תכוף נובע מעדכונים, בקשות או שאלות דחופות במהלך היום. כמנהל, עליך ליצור סביבה בה מסרים דחופים כאלו מגיעים דרך שיחת טלפון. באופן זה, העובד מרגיש בטוח לבדוק את המייל לעיתים רחוקות יותר.

2. "מה ששנוא עליך – אל תעשה לחברך": בהמשך לנקודה הקודמת, השתדל לא להפריע בטלפון לאחרים בעניינים שאינם דחופים. אם יש מספר דברים שאתה רוצה לברר, ניתן לרכז אותם במייל אחד, ולקבוע פגישה ממוקדת – אם צריך.

3. על מנת לשלוט בכמות המיילים שהעובדים שלך מקבלים (וגם אתה), ובזמן הנדרש להם לעבור על מיילים, חשוב להקפיד ש: א. שולחים מייל רק כשצריך. ב. מנסחים את המייל בצורה ברורה (מה הנושא, מה נדרש לעשות/לענות). כמנהל, תוכל למשב את העובדים שלך על "מקצועיות" המיילים שהם שולחים.

4. כמו במיילים, גם ההיערכות לפגישות צריכה להיות מקצועית על מנת לוודא שהפגישות קצרות ואפקטיביות. ההיערכות כוללת הכנת חומר רקע, שליחתו למשתתפים ועוד. עוד על היערכות לפגישות.

5. להתרכז בעבודה על משימות חשובות. נראה טריויאלי? החברה האמריקאית טוענת ש- 80% מהעבודה ביום "מתבזבזים" על משימות פחות חשובות. כמנהל, עליך לוודא שלעובדים ברור מה חשוב ודחוף.

6. ריכוז משימות דומות ושגרתיות יחד. למשל: מעבר על מיילים, אישורי טפסים, סינון מטלות נכנסות (ישנם עוד הרבה דוגמאות מעולמות תוכן שונים). כמנהל, אתה יכול לעזור לעובדים להגדיר ולאפיין את אותם המשימות.

7. "דף הבית" לא צריך להיות פורטל חיצוני. פורטל חיצוני מושך תשומת לב רבה מדי במהלך היום. כמנהל, תוכל להמליץ על "דף בית" מקצועי או ארגוני.

8. המלצות נוספות: לא לערוך פגישות בחדרים בהם נוכחים עובדים נוספים על מנת שהפגישה לא תפריע להם. לא לענות למיילים דבר ראשון על הבוקר, מכיוון שזה משבש את סדרי העדיפיות שקבעת לעצמך. בכל סיום יום עבודה – הגדר לעצמך 2 משימות קריטיות ליום המחרת.

המסמך המקורי מכיל המלצות נוספות כגון להכין שלט להדבקה על מסך המחשב עם הכיתוב: "האם אתה עובד על משימה חשובה?". אינני יודע להגיד מהי האקפטיביות של זה, אבל זה מלמד שישנן עוד דרכים יצירתיות שכמנהל תוכל ליזום עם העובדים שלך.

כפי שציינתי, ניהול זמן (או "ניצול זמן יעיל") – היא סוגיה שמעסיקה אנשים רבים. כמנהל, תוכל לסייע ליצירת סביבת עבודה פרודוקטיבית יותר אם תעלה את הנושא למודעות, תחלוק מניסיונך ותסייע לעובדים באמצעות מערכת ציפיות וכללים שגם אתה כפוף עליהם.

רוצה לדעת עוד? להתחיל לנהל ברגל ימין.
ולעוד קפיצת מדרגה ניהולית: סודות הניהול האפקטיבי.

עקבו אחריי ב- YouTube Linked-in  logo-wordpress

הרשמה לבלוג

מיכאל

מודעות פרסומת

2 תגובות ל-“ניהול זמן – איך לעזור לעובדים שלנו?

  1. נקודה מעניינת הקשורה בניהול הזמן היא מקומם של Outlook \ Exchange בתהליכי ניהול הזמן האישיים. רוב הפגישות שאנו קובעים אינן עוזרות לנו לבצע את העבודה השוטפת אלא מסיטות אותנו ממנה. הרגל שכדאי לאמץ הוא לקבוע ביומן חלונות בעלי יעוד מוגדר שקשור למשימות אישיות (למשל: יום א', בין 10-13 "כתיבת תוכנית עבודה") ואינם בהכרח פגישות עם אחרים.

    אהבתי

  2. פינגבק: כללי מפתח בניהול זמן | ניהול בגובה העיניים

מה דעתך בנושא?

הזינו את פרטיכם בטופס, או לחצו על אחד מהאייקונים כדי להשתמש בחשבון קיים:

הלוגו של WordPress.com

אתה מגיב באמצעות חשבון WordPress.com שלך. לצאת מהמערכת / לשנות )

תמונת Twitter

אתה מגיב באמצעות חשבון Twitter שלך. לצאת מהמערכת / לשנות )

תמונת Facebook

אתה מגיב באמצעות חשבון Facebook שלך. לצאת מהמערכת / לשנות )

תמונת גוגל פלוס

אתה מגיב באמצעות חשבון Google+ שלך. לצאת מהמערכת / לשנות )

מתחבר ל-%s