גלריה

הסכנה במולטי טסקינג (multi tasking) – המחשה ומשמעותה

כמעט בכל רגע נתון יש לנו מספר משימות שאנחנו צריכים לבצע, או שאחרים צריכים לבצע עבורנו. הנטייה הטבעית היא לעבוד על מספר משימות במקביל, דבר שיוצר תחושה שאנחנו מצליחים "להתקדם בכל החזיתות". אך עבודה במקביל על משימות שונות אינה מבטיחה תוצאות מיטביות (במונחי זמן ואיכות), אלא להיפך. התבוננו בדוגמא הבאה:

לשם הדוגמא נניח שביום ראשון בבוקר קיבלנו 3 משימות שונות וכל משימה לוקחת יום עבודה. אם נבצע כל משימה לחוד (אחת אחרי השניה – דוגמא מס' 1), הרי שמשימה א' תסתיים ביום ראשון, משימה ב' תסתיים ביום שני ואת משימה ג' נשלים ביום שלישי.

אם נחליט לעבוד על המשימות במקביל (דוגמא מס' 2, כל מספר שעות נחליף משימה), נרגיש שאנחנו מצליחים להתמודד עם שלושת המשימות במקביל. אבל, כפי שניתן לראות, נצליח לסיים את המשימה הראשונה והשניה רק ביום שלישי (במקום בימי ראשון ושני). לא חבל?

יותר מכך, יש עלות נוספת שנקראת "שינויי הקשר" (context switching): במעבר ממשימה למשימה אנחנו צריכים להשקיע זמן נוסף כדי "לחזור לעניינים" (דוגמא מס' 3). "שינויי הקשר" אלו משפיעים לרעה גם על הזמן הכללי לסיום המשימות (שימו לב שגלשנו ליום רביעי) וגם על האיכות בביצוע המשימות.

למה זה יכול להשפיע לרעה על האיכות?
למשל, אם במעבר חזרה ממשימה ג' למשימה א', שכחנו חלק ממסקנות הביניים שהיו לנו והתעלמנו מהם. דוגמא נוספת: היה לנו קו מחשבה בעיצוב הפתרון, שאם היינו ממשיכים איתו, היינו מגיעים לפתרון טוב יותר. זה מאוד מזכיר את הביטוי השגור: "נקטע לי חוט המחשבה", רק שהפעם, אנחנו הגורמים הישירים לכך.
פגיעה באיכות יכולה להיגרם גם מהעובדה שהראש שלנו עסוק במספר דברים, ואנחנו לא מקדישים את מלוא תשומת הלב למשימה הנדרשת.
ניתן להקטין את הנזק של שינויי ההקשר ע"י תיעוד מפורט של מה שביצענו עד כה ("לצלם את המצב") – אך פעילות זו תחמיר את בזבוז הזמן במעבר ממשימה למשימה.

למה זה צריך לעניין אותנו כמנהלים?
א. כל אחד מנהל בראש ובראשונה את עצמו, כולל את חלוקת הזמן האישי למשימות. כדאי לקחת בחשבון את הסכנות במולטי טסקינג.
ב. פעמים רבות אנחנו דורשים מהעובדים שלנו לעבוד במקביל על דברים, ולא מבינים שאנחנו פוגעים ביכולת שלהם לתת לנו תוצרים איכותיים יותר בזמן קצר יותר. ראו עוד על: איך לעזור לעובדים שלנו בניהול זמן אפקטיבי.
ג. כמעט בכל השיחות שלי עם עובדים ומנהלים, העבודה במולטי טסקינג (אם היא קיימת) הוזכרה כאחת הסיבות המרכזיות לתסכול ומרמור.

בפוסטים בעתיד ארחיב על סוגיות נוספות של מולטי טסקינג: סיבות נוספות שגורמות לנו לעבוד במולטי טסקינג ומתי זה דווקא כן יכול לתרום לעבודה (אשמח בינתיים לקבל מכם רעיונות).

רוצה לדעת עוד? להתחיל לנהל ברגל ימין.
ולעוד קפיצת מדרגה ניהולית: סודות הניהול האפקטיבי.

עקבו אחריי ב- YouTube Linked-in  logo-wordpress

הרשמה לבלוג

 

מודעות פרסומת

2 תגובות ל-“הסכנה במולטי טסקינג (multi tasking) – המחשה ומשמעותה

  1. הי מיכאל,
    זה נכון במידה ויש לך את כל הנתונים להשלים את המשימה באותו יום ואז באמת צריך משמעת אישית- להתחיל ולסיים ולא להתפתות לגורמים מפריעים.
    אבל- במציאות אנו נדרשים לרוב לאסוף עוד מידע,לעשות עוד בדיקה, לחכות לקבלת התייחסות מגורם נוסף- ואז אין מנוס אלא לעבוד באופן מקבילי על המשימות שלנו.
    היכולת לעבוד על כמה משימות במקביל- ולא לאבד שליטה- זה המולטיטסקינג האמיתי!

    אהבתי

    • הי מירב,
      את בהחלט צודקת, וזה עוד יותר נכון ככל שעולים בהיררכיה הניהולית.
      ובכל זאת, גם במקרים שאנחנו לא תלויים באחרים – אנחנו נוטים לפצל את הזמן בין משימות שלא בטובתינו.
      המינוח המקובל לזה הוא bad multi tasking.
      וזה רלוונטי לא רק לאופן שאנחנו מנהלים את עצמנו, אלה גם את העובדים שלנו או פרוייקטים.

      תודה על ההארות,
      מיכאל

      אהבתי

מה דעתך בנושא?

הזינו את פרטיכם בטופס, או לחצו על אחד מהאייקונים כדי להשתמש בחשבון קיים:

הלוגו של WordPress.com

אתה מגיב באמצעות חשבון WordPress.com שלך. לצאת מהמערכת / לשנות )

תמונת Twitter

אתה מגיב באמצעות חשבון Twitter שלך. לצאת מהמערכת / לשנות )

תמונת Facebook

אתה מגיב באמצעות חשבון Facebook שלך. לצאת מהמערכת / לשנות )

תמונת גוגל פלוס

אתה מגיב באמצעות חשבון Google+ שלך. לצאת מהמערכת / לשנות )

מתחבר ל-%s