גלריה

כיצד אנשים בפרויקט מרגישים כשאני מתקשר?

בתור מנהלי פרויקטים, אנחנו צריכים לדבר עם הרבה אנשים ולהשיג אותם בטלפון, בדר"כ כי אנחנו צריכים משהו: עזרה, מידע, דרישה וכו'. תדמיינו שאתם מתקשרים לחבר בצוות הפרויקט, והוא רואה את המספר שלכם על הצג. מה הוא מרגיש? האם מתחשק לו לענות?
חשבתם על זה?

הנה מספר אפשרויות:
1. "שוב הנודניק הזה? אחזור אליו אחר-כך".
2. "עוד פעם מנהל הפרויקט? כל הזמן משימות חדשות. מה הוא צריך ממני עכשיו?"
3. "באמצע הפסקת הצהריים? הוא לא מתבייש?"
4. "מנהל הפרויקט מחפש אותי. אני סקרן לדעת מה העניין ".
5. "מנהל הפרויקט מחפש אותי. סימן שמדובר במשהו חשוב".
6. "עכשיו הפסקת צהריים. סימן שמדובר במשהו דחוף."

מה אתם בוחרים?
כפי שאתם רואים, כל אחד יכול לחשוב אחרת, ולהרגיש אחרת (אפילו פיזית, במקרי קיצון: שערות סומרות). יש כאלה שישמחו לסנן אתכם. יש כאלה שבאמת יסננו.
יש כאלה שלא יעיזו לסנן, כי הם יודעים שאם טרחתם להשיג אותם – סימן שיש לכך סיבה טובה.
כיצד אתם יכולים להשפיע על זה?

הנה מספר נקודות לחשוב עליהן:
1. מהי היסטוריית הפניות שלכם לחברי הצוות? האם אתם מתקשרים רק כשיש לכם משימות חדשות בשבילם או שאתם מתקשרים גם לעדכן אותם במידע שיכול לעזור להם?
2. מהי מידת החשיבות של השיחות? האם אתם מתקשרים על כל סוגיה קטנה, או מקפידים להרים טלפון רק במקרה הצורך?
3. האם אתם מכבדים את הזמן של האחרים? האם שיחת הטלפון באמת היתה חשובה? האם ניתן היה לשלוח מייל במקום? האם היא היתה חשובה דווקא עכשיו, באמצע הפסקת הצהריים?
4. להשתמש בשיטות "איתות". למשל, בדר"כ תנסו להשיג את האנשים בטלפון השולחני או במייל. צלצול לטלפון הנייד משמעותה – "מדובר במשהו חשוב". אתם יכולים בתחילת הפרויקט לבצע תיאום ציפיות מסודר לכך.
5. קיום שיחה מנומסת ועניינית: הסבירו את העניין בצורה מקצועית וקצרה. אם אתם מפריעים באמצע משהו – התנצלו מראש. בהתאם ליחסים הבין-אישיים, אפשר כמובן לפתוח בצורה יותר אישית.
6. האם אתם מכבדים טלפונים של אחרים? האם אתם מסננים אותם או עונים, מתוך הבנה שאם התקשרו אליכם מדובר במשהו חשוב? האם אתם מקפידים לחזור אליהם כפי שהבטחתם?
7. ליצור שגרה מסייעת של תהליכים. למשל, אם כל הזמן אתם מצלצלים כדי לקבל את אותו מידע, למה לא לנסות להפוך את זה לשגרה בפרויקט? למשל, ע"י מערכת דיווח אוטומטית, או ליצור מסגרת קבועה בה אותו חבר צוות מעדכן אתכם (אפילו מיוזמתו): כל יום שני בבוקר ע"י שליחת דו"ח במייל.

שלוש הערות לסיום:
1. "ניהול התקשורת" הינו תחום ידע שלם בתוך ניהול הפרויקטים (אחד מתשעת תחומי הידע ב PMBOK). זהו עולם שלם, שמוקדש לו בדר"כ כ"כ מעט… ככל שנתכנן את התקשורת בפרויקט מול האנשים – כך ייטב לפרויקט.
2. אם תקדישו מחשבה לצורה בה אתם פונים לאנשים, אתם בעצם תעזרו להם לעזור לכם. ראו עוד: כיצד לעזור לאחרים לעזור לנו.
3. צורת מחשבה זו רלוונטית לא רק למנהלי פרויקטים, אלא גם לכל מנהל מול אנשי הצוות שלו.

רוצה לדעת עוד? להתחיל לנהל ברגל ימין.
ולעוד קפיצת מדרגה ניהולית: סודות הניהול האפקטיבי.

עקבו אחריי ב- YouTube Linked-in  logo-wordpress

הרשמה לבלוג

מודעות פרסומת

תגובה אחת ל-“כיצד אנשים בפרויקט מרגישים כשאני מתקשר?

  1. פינגבק: דילמות בתפקיד מנהל פרויקט | ניהול בגובה העיניים

מה דעתך בנושא?

הזינו את פרטיכם בטופס, או לחצו על אחד מהאייקונים כדי להשתמש בחשבון קיים:

הלוגו של WordPress.com

אתה מגיב באמצעות חשבון WordPress.com שלך. לצאת מהמערכת / לשנות )

תמונת Twitter

אתה מגיב באמצעות חשבון Twitter שלך. לצאת מהמערכת / לשנות )

תמונת Facebook

אתה מגיב באמצעות חשבון Facebook שלך. לצאת מהמערכת / לשנות )

תמונת גוגל פלוס

אתה מגיב באמצעות חשבון Google+ שלך. לצאת מהמערכת / לשנות )

מתחבר ל-%s