גלריה

דוגמה לניהול קונפליקט בין שני פרויקטים

בפוסט זה אני רוצה להדגים דרכים שונים לניהול קונפליקט אופייני בין שני פרויקטים שונים: משאב משותף שזקוקים לו באותו התאריך. מצב זה שכיח בניהול מטריציוני.
בדוגמה אשתמש במושגים שהצגתי בפוסטים הקודמים: סגנונות בניהול קונפליקטים וטקטיקות שכנוע.

נניח ושני פרויקטים זקוקים לבדיקות במעבדת הביצועים היחידה שיש בארגון, ושניהם זקוקים לה באותו הזמן. שני הפרויקטים זקוקים לשבוע שלם במעבדה.

ע"פ הסגנונות בניהול קונפליקטים עומדות בפני מנהל פרויקט א' מספר כיווני פעולה אפשריים:

א. הימנעות: "יש עוד חודש לפני המועד המתוכנן, אולי יהיו ממילא דחיות לפרויקט השני. חבל להתאמץ לפתור את הקונפליקט עכשיו". ייתכן ויהיה למנהל מזל, אבל ייתכן שלא. ככל הוא ידחה את הטיפול בקונפליקט, כך יהיה לארגון פחות גמישות וזמן למציאת פתרונות יצירתיים לקונפליקט.

ב. ויתור: "אין ברירה, אני אאלץ לדחות את הפרויקט שלי לטובת הפרויקט השני". ייתכן והמנהל מקבל את ההחלטה על סמך תעדוף נכון בין הפרויקטים. מנגד, ייתכן שהוא מקבל את ההחלטה כי הוא יודע שהמנהל השני יודע לצעוק יותר חזק, וממילא אין לו סיכוי מולו. כך או כך, המנהל מראש ויתר על בחינת פתרון טוב יותר.

ג. תחרות: "אני לא מתכוון לוותר. אהפוך שולחנות ובלבד שהפרויקט שלי יזכה לבדיקות שהוא זקוק להם ובזמן". ייתכן שהפרויקט של המנהל אכן חשוב יותר לארגון מהפרויקט השני. אם לא, זה ברור שהארגון מפסיד מסוג כזה של טיפול בקונפליקט. גם במקרה זה, המנהל לוקח החלטה חד צדדית ומונע מהארגון להגיע לפתרונות טובים יותר. כשיש לחץ זמן, וברור מעל כל ספק שהפרויקט הראשון חשוב יותר לארגון: פתרון זה סביר על מנת למקד את הארגון במה שחשוב על אף ההשלכה על הפרויקט השני.

ד. פשרה: "צריך להיות פתרון הוגן. כל פרויקט יקבל חצי שבוע לבדיקות, וננסה להשלים אותן בזמן אחר." לכאורה, זהו פתרון הוגן של הסכמה בין הצדדים. בפועל, שני הפרויקטים נפגעים ולא מקבלים את זמן הבדיקות שהוגדר.

ה. שיתוף פעולה. כיצד ניתן לשתף פעולה כאשר קיים קונפליקט שכזה? ייתכן ודיאלוג משותף בין כל הצדדים המעורבים: שני מנהלי הפרויקטים ומנהל המעבדה יכול להניב פתרונות יצירתיים. למשל:
1. להחליט יחד על פניה למעבדה חיצונית וחלוקת ההוצאות בין שני הפרויקטים
2. מציאה ביחד של חלונות זמן אפשריים אחרים לפרויקט א' בדיאלוג משותף עם מנהלי פרויקטים אחרים. פניה משולבת עדיפה מפניית גורם יחיד.
3. דיון משותף לקביעת סדרי העדיפות בראייה ארגונית. לעומת מצב בה כל מנהל חושש להציג לבד דחייה אפשרית של הפרויקט.
4. הירתמות משותפת לבדיקות מעבר לשעות העבודה ובכך להגדיל את תפוקת המעבדה ולהצליח להספיק את שני הפרויקטים יחדיו
5. שני הפרויקטים נכנסים אחד אחרי השני למעבדה, והפרויקט השני מקבל סיוע מהפרויקט הראשון להתגברות על העיכוב שיווצר בפרויקט.
אני משוכנע שבהינתן הסיטואציה הארגונית, ניתן למצוא עוד הרבה פתרונות אפשריים.

מנהל א' נדרש לשכנע את מנהל ב' לשתף איתו פעולה, או לוותר:
1. פנייה לרגש: "אתה חייב לעזור לי. הפרויקט שלי גם ככה מתעכב ואני אסתבך עם המנהל שלי. אתה מבין באיזה מצב אני נמצא?". זה יכול להיות מועיל מאוד כששני המנהלים קרובים זה לזה, והשני מוכן להקריב את הפרויקט שלו למען היחסים ביניהם. לגבי שיתוף פעולה: "כדאי שנשתף פעולה, זה יותר נעים מאשר להתחרות על כך".

2. הבטחת תועלת עתידית: "תן לי הפעם קדימות, ובפעם הבאה שיש בינינו תחרות על משאבים, אתה תקבל אותם לפניי". כמובן, שמידת היעילות תלויה באמון שיש בין שני המנהלים. ומה יקרה אם בפעם הבאה מנהל א' יהיה בכל זאת לחוץ יותר? האם הוא יעמוד במילה שלו?

3. שכנוע עובדתי: "הפרויקט שלי חשוב יותר לפי מה שנקבע בתוכנית השנתית של החברה", או "על פי התוכניות שלך ושלי עולה שבפרויקט שלי זה נמצא על הנתיב הקריטי, ואילו אצלך לא". או, "כדאי שנשתף פעולה וביחד נמצא פתרונות שעונים על הצרכים של שני הפרויקטים, למשל…. ".

4. יצירת קואליציה: רתימת מנהל המעבדה או בעלי עניין אחרים שיפעילו לחץ על המנהל השני לוותר או להתאמץ להגיע לשיתוף פעולה (במידה ואינו מעוניין בכך).

5. פניה עקיפה דרך גורם סמכות: אסקלציה למנהלים בכירים שייתנו קדימות לפרויקט א'.

6. איום: "אם לא תוותר – הדחייה בפרויקט שלי תיזקף לחובתך", או "אם אתה לא מוכן להקשיב ולשתף איתי פעולה – אדאג שהמנהל שלך יידע מכך".

אני מקווה שהדוגמה עוזרת להמחיש את מגוון האפשרויות לגשת לקונפליקט בסיטואציה ארגונית אופיינית, בעיקר בסביבה מטריציונית.
באיזה סגנון ניהול הייתם בוחרים ובאיזו טקטיקת שכנוע?

רוצה לדעת עוד? להתחיל לנהל ברגל ימין.
ולעוד קפיצת מדרגה ניהולית: סודות הניהול האפקטיבי.

עקבו אחריי ב- YouTube Linked-in  logo-wordpress

הרשמה לבלוג

מודעות פרסומת

מה דעתך בנושא?

הזינו את פרטיכם בטופס, או לחצו על אחד מהאייקונים כדי להשתמש בחשבון קיים:

הלוגו של WordPress.com

אתה מגיב באמצעות חשבון WordPress.com שלך. לצאת מהמערכת / לשנות )

תמונת Twitter

אתה מגיב באמצעות חשבון Twitter שלך. לצאת מהמערכת / לשנות )

תמונת Facebook

אתה מגיב באמצעות חשבון Facebook שלך. לצאת מהמערכת / לשנות )

תמונת גוגל פלוס

אתה מגיב באמצעות חשבון Google+ שלך. לצאת מהמערכת / לשנות )

מתחבר ל-%s