גלריה

דוגמאות לניהול אפקטיבי לעומת יעיל

על מנת לחדד את ההבדלים שבין יעילות לאפקטיביות, ריכזתי כאן מספר דוגמאות לאופן שבו ההבדל בא לידי ביטוי בתחומים ניהוליים שונים.
זו הזדמנות גם לאחל לכולכם שנה טובה. שתזכו לשנה פוריה והגשמת משאלות בכל תחומי החיים (משפחתי, מקצועי ואישי), הרבה בריאות ופרנסה טובה.

Effectiveness-vs-Efficiency

חשוב להזכיר שאין סתירה עקרונית בין יעילות לאפקטיביות, אם כי לעיתים ייתכן קונפליקט נקודתי ביניהן. אלו שתי מטרות נפרדות שהשילוב ביניהן יכול לתרום להצלחה משמעותית בתפקיד.

ניהול קונפליקטים:
ניהול קונפליקטים יעיל: כדי להגיע מהר לתוצאה ולחסוך במאמצים, מנהלים יעילים רבים יבחרו בפתרון של ויתור הדדי, כלומר פשרה. זה הוגן, זה צודק ויחסית קל להגיע להסכמה וליישום. מנהלים אחרים, ייבחרו בפתרון של תחרות אם ירגישו שיש להם עליונות שתאפשר להם לנצח בקונפליקט בזמן קצר (גם על-חשבון יחסים ארוכים טווח עם הצד האחר).
ניהול קונפליקטים אפקטיבי: כפי שהצגתי בעבר, לפני שבוחרים את סגנון ניהול הקונפליקט צריך לבחון את התוצאה שאנחנו רוצים להשיג במגוון רמות: סוג התוצאה הרצויה, הזמן העומד לרשותנו, סוג היחסים שלנו עם הצד האחר, מידת החשיבות שאנחנו מייחסים לאינטרסים של הצד האחר ועוד. כשמדובר בקונפליקטים בתוך הארגון, אנחנו בדר"כ נשאף להשגת שיתוף פעולה שיסייע להשיג תוצאה טובה יותר ברמת הארגון. יש לציין, ששיתוף פעולה יכול לדרוש מאמץ רב יותר של המנהלים המעורבים.

ניהול זמן:
ניהול זמן יעיל: מנהלים יעילים עסוקים כל הזמן בלטפל במשימות, לסנן מיילים ולנהל ישיבות ודיונים. יש תחושה שהם מצליחים להשתלט על שטף המידע שמגיע אליהם ולגזור משימות חדשות לביצוע. הבעיה המרכזית של מנהלים יעילים היא ההתעסקות בדחוף במקום בחשוב. הם מתמקדים בטיפול בשוטף, במה שהגיע אליהם במייל, במקום ליזום ולנהל פעילויות חשובות.
ניהול זמן אפקטיבי: מנהל אפקטיבי מתעסק במה שהוא הגדיר כחשוב. הוא מקצה שעות בהם הוא מתמקד בהשגת היעדים שהוא הגדיר, ומתייחס למייל ולטלפון בתור אמצעי תקשורת ולא תור משימות לטיפול. בהחלט ייתכן שמנהל אפקטיבי לא יטפל בכל המיילים שלו, ואין בכך דבר פסול – כל עוד הוא יודע לתעדף נכון את המיילים החשובים.

ניהול ישיבות:
ניהול ישיבה יעילה: ישיבה יעילה בדר"כ נמדדת בתהליך הניהול שלה: נשלח חומר רקע, כולם הגיעו בזמן, הישיבה נוהלה לפי התוכן שנקבע מראש, המצגת היתה מסודרת, יצא סיכום דיון עם משימות למעקב וכו'.
ניהול ישיבה אפקטיבית: כיצד נמדוד ישיבה אפקטיבית? ע"פ התוצאה שרצינו להשיג. אם המטרה היתה לקבל החלטה חשובה – נבדוק האם הצלחנו לקבל החלטה טובה בתהליך מסודר. אם מטרת הישיבה היא עדכון כל הנוכחים בהתקדמות – נבדוק האם בתום הישיבה אכן כל המשתתפים קיבלו את רמת העדכון המצופה. אם מטרת הישיבה היא לתחקר משימה שהשתבשה – ייתכן שדווקא "מאפייני ישיבה יעילה" (קצרה ונצמדת לאג'נדה שנקבעה מראש) יחבלו בפתיחות הנדרשת מהמשתתפים.

ניהול שיחת משוב:
שיחת משוב יעילה: תהליך משוב יעיל מתורגם בדר"כ לתהליך קצר ו"מתוקתק" , ללא השתהויות. התופעה מתגברת כשיש הרבה עובדים וההנהלה לוחצת ומכתיבה לוחות זמנים לסיים בפרק זמן קצר את תהליך המשוב הארגוני. במקום להתמקד בתוצאה, מנהלים רבים מתמקדים בתהליך המשוב: איך למלא את הטפסים, מה המשמעויות של כל מאפיין, מתי והיכן לקבוע את השיחה וכו'.
שיחת משוב אפקטיבית: כפי שהצגתי בעבר, משוב אפקטיבי הוא משוב שתורגם לשינוי התנהגותי רצוי לאורך זמן. על מנת להגיע לתוצאה הרצויה, נדרשת עבודת הכנה של הגדרת התוצאה והדרכים להגיע אליה בעת שיחת המשוב.

ניהול פרויקטים:
ניהול פרויקט יעיל: בדר"כ נמדד ע"פ השאלה האם הפרויקט עמד ביעדים שהוגדרו מבחינת זמן, תקציב ותכולה. מאפיין נוסף של ניהול פרויקטים יעיל הוא האם הפרויקט התנהל בצורה חסכונית ומדוייקת.
ניהול פרויקט אפקטיבי: המדד העיקרי של ניהול פרויקט אפקטיבי הוא מידת העמידה ביעדים הארגוניים של הפרויקט. למשל, ייתכן פרויקט שחרג בתקציב או בזמן אך תרם תרומה משמעותית ליעדי הארגון. בנוסף, ייתכן שהפרויקט הסתיים לשביעות רצון הלקוח גם אם לא עמד בכל היעדים המקוריים שהוגדרו. מנגד, ייתכנו פרויקטים שעמדו בתקציב ובזמן, אך הסתיימו ללא תוצאות עסקיות.

אלו היו רק מספר דוגמאות להמחיש את ההבדל בין אפקטיביות ליעילות. ניתן כמובן להמשיך לתת דוגמאות לכל פן ניהולי. למשל תהליך גיוס עובדים חדשים יעיל לעומת תהליך גיוס אפקטיבי, הדרכות יעילות לעומת אפקטיביות וכו'.

רוצה לדעת עוד? להתחיל לנהל ברגל ימין.
ולעוד קפיצת מדרגה ניהולית: סודות הניהול האפקטיבי.

הציצו בקטלוג ההרצאות למנהלים המעודכן.
פרטים נוספים למעוניינים באימון אישי.

לקבלת כל פוסט ישירות למייל: לחצו כאן.
עקבו אחריי ב- YouTube Linked-in  logo-wordpress

מיכאל שורץ

מודעות פרסומת

2 תגובות ל-“דוגמאות לניהול אפקטיבי לעומת יעיל

  1. דוגמאות מעולות. תודה
    אורנה

    אהבתי

  2. פינגבק: Waze: כלי יעיל או אפקטיבי | ניהול בגובה העיניים

מה דעתך בנושא?

הזינו את פרטיכם בטופס, או לחצו על אחד מהאייקונים כדי להשתמש בחשבון קיים:

הלוגו של WordPress.com

אתה מגיב באמצעות חשבון WordPress.com שלך. לצאת מהמערכת / לשנות )

תמונת Twitter

אתה מגיב באמצעות חשבון Twitter שלך. לצאת מהמערכת / לשנות )

תמונת Facebook

אתה מגיב באמצעות חשבון Facebook שלך. לצאת מהמערכת / לשנות )

תמונת גוגל פלוס

אתה מגיב באמצעות חשבון Google+ שלך. לצאת מהמערכת / לשנות )

מתחבר ל-%s