גלריה

התמודדות ניהולית עם פער בתפקוד העובד

לפניכם מודל פשוט, המהווה כלי משמעותי להבנת מצבים ניהוליים רבים וכיצד להתמודד איתם.

תיאור האתגר:
לכל מנהל יש ציפיות מהעובדים שלו: ביצוע משימות, השגת תוצאות, עמידה בנהלים ודפוסי התנהגות המתאימים לארגון.
ישנן 3 אפשרויות של עמידה בציפיות (בהקשר של משימה מסויימת):
1. העובד עונה על הציפיות.
2. העובד מתעלה על הציפיות.
3. העובד לא עומד בציפיות.
אי עמידה בציפיות גוררת תסכול בקרב שני הצדדים: המנהל מתוסכל וגם העובד מתוסכל.
במצב כזה, התוצאות לא טובות, המוטיבציה יורדת ואפילו יש השפעה שלילית על יחסי העבודה הבינאישיים.

Expectation-Model

אבל כמו שהתסכול משותף לכולם, כך דרך ההתמודדות היא משותפת: למנהל ולעובד יחדיו יש אחריות ויכולת השפעה על תפקוד העובד. ועל מנת להצליח בכך, חשוב להבין את הגורמים לפערי ציפיות*. לכל גורם כזה יש דרך התמודדות בכובע של מנהל ובכובע של עובד. שימו לב, שמרביתנו חובשים תמיד את שניהם:

העובד לא יודע מה מצופה ממנו:
כשהעובד לא יודע מה מצופה ממנו – כיצד הוא יוכל להצליח? מנהלים רבים מניחים שמספיק מייל קצר, מבט בעיניים או רמיזה, והעובד כבר יבין מה הוא צריך לעשות. אבל זה לא תמיד עובד ככה.
עלינו המנהלים להבהיר את הציפיות באופן ברור ומוגדר ולוודא שהעובדים יודעים מה מצופה מהם.
עלינו העובדים מוטלת האחריות לשאול מה צריך לעשות, אם זה לא ברור לנו.

העובד חושב שהוא בסדר:
למיטב ידיעתו והבנתו – העובד עומד בציפיות, ולכן הוא ממשיך באותם דפוסי פעולה.
עלינו המנהלים לתת לעובד משוב ברור ומובנה בו נבהיר את הפער בין הציפיות לבין התפקוד ונסייע לעובד להבין כיצד להתגבר על הפער הזה.
עלינו העובדים לבקש משוב, בייחוד כשאנו מזהים רמיזות של אי-שביעות רצון מהעבודה שלנו.

העובד לא יודע איך לעמוד בציפיות:
העובד יודע מה מצופה ממנו, אך אינו יודע כיצד לבצע (איך להתחיל, למי לפנות, מהם תתי-המשימות וכו').
עלינו המנהלים לסייע לעובד לגשר על פערי הידע בהתאם לצורך ולדחיפות הענין: אם באמצעות אמירה מפורשת, הכוונה או כמובן באמצעות חניכה ניהולית, המסייעת באופן מיטבי להתפתחות העובד.
עלינו העובדים מוטלת האחריות לא להתבייש, ולבקש את הסיוע של המנהל (או קולגות) על מנת לדעת כיצד להתקדם.

העובד לא רוצה לעמוד בציפיות:
העובד יודע מה מצופה ממנו, אבל אין לו מוטיבציה לעמוד בציפיות. הוא אינו מאמין בהם, לא מזדהה עם המטרות, לא מבין למה זה באמת חשוב או למה זה כדאי לו. במצב זה מעורבת החלטה של העובד לא לעשות את המיטב בין אם בהחלטה מודעת או לא מודעת. החלטה זו יכולה לבוא לידי ביטוי באופן סמוי ע"י התנהגות פאסיבית-אגרסיבית.
על מנת להניע את העובד לעשייה, עלינו המנהלים להפעיל מקורות השפעה שונים. הפעלת מקור ההשפעה תלויה במצב, באופי העובד, אופי המנהל וביחסים ביניהם. כמו כן, עלינו לחזק את הזדהות העובד עם מטרות הצוות והמשימות הנגזרות מכך.
במצב זה, עלינו העובדים בראש ובראשונה לקחת אחריות על מעשינו. לדעת שיש מחירים להחלטות להשקיע פחות. בנוסף, עלינו להניח שבמרבית המקרים ישנה הצדקה ארגונית לציפיות אלו, ולשאוף להבין אותם באמצעות פניה למנהל.

העובד לא מסוגל לעמוד בציפיות:
העובד רוצה, יודע מה ואיך (ברמה התיאורטית) – אבל לא יכול. חסרים לו ידע, כלים או כישורים.
אם ניתן להתגבר על האתגר באמצעות מתן כלים או הכשרה – מצוין. עלינו המנהלים לדאוג לכך.
לפעמים זה יותר מאתגר כי ייתכן והעובד באמת לא מתאים למה שמצפים ממנו. האפשרויות שעומדות בפני המנהל הן לשנות ולהתאים את הציפיות ליכולות העובד, או להעביר את העובד לתפקיד אחר על מנת להימנע ממצב של תסכול הדדי מתמשך. לעיתים, אין ברירה אלא לפטר את העובד בצורה מכובדת.
כעובדים, ההכרה במצב זה דורשת החלטה אמיצה: השקעה אישית בהתפתחותנו או חיפוש תפקיד אחר בו נוכל להצליח.

כאמור, למנהל ולעובד יש אחריות משותפת לכך שהעובד יצליח לעמוד בציפיות.
האתגר הניהולי מתחיל בהגדרת ציפיות ברורה. ציפיות אלו חייבות כמובן לענות על הצרכים הארגוניים ומבקביל ריאליות אך מאתגרות עבור העובדים.

לסיכום,
קראו שוב את הפוסט בשתי זויות הסתכלות:
האחת, כלפי העובדים שלכם וכיצד אתם יכולים לסייע להם.
השניה, כלפי עצמכם:
האם אתם מצליחים לבצע את משימותיכם כנדרש?
באותן משימות שאתם לא מצליחים: נסו להבין ממה זה נובע, והשתדלו לטפל בכך בעצמכם.

שתפו מנהלים נוספים במודל זה. הם בטוח ישמחו לקבל כלי ניהולי משמעותי.

* את הבסיס למודל זה, שמעתי לראשונה לפני מספר שנים בסדנה של היועצת הארגונית רבקה עדן.

רוצה לדעת עוד? להתחיל לנהל ברגל ימין.
ולעוד קפיצת מדרגה ניהולית: סודות הניהול האפקטיבי.

הצטרפו אליי ב-

מיכאל שורץ

מודעות פרסומת

9 תגובות ל-“התמודדות ניהולית עם פער בתפקוד העובד

  1. אחד המאמרים הטובים ביותר שלך!
    תודה רבה!

    אהבתי

  2. פינגבק: שיבוט ניהולי ומקצועי – בעד ונגד | ניהול בגובה העיניים

  3. פינגבק: בוס בהסוואה: מסקנות ניהוליות | ניהול בגובה העיניים

  4. פינגבק: מודל איזון דרישות-שליטה | ניהול בגובה העיניים

  5. פינגבק: מודל שחיקה צמיחה לתוצאות והנאה | ניהול בגובה העיניים

  6. פינגבק: מהי נדיבות ניהולית | ניהול בגובה העיניים

  7. פינגבק: כשהמנהל לא מעריך אותי מספיק | ניהול בגובה העיניים

מה דעתך בנושא?

הזינו את פרטיכם בטופס, או לחצו על אחד מהאייקונים כדי להשתמש בחשבון קיים:

הלוגו של WordPress.com

אתה מגיב באמצעות חשבון WordPress.com שלך. לצאת מהמערכת / לשנות )

תמונת Twitter

אתה מגיב באמצעות חשבון Twitter שלך. לצאת מהמערכת / לשנות )

תמונת Facebook

אתה מגיב באמצעות חשבון Facebook שלך. לצאת מהמערכת / לשנות )

תמונת גוגל פלוס

אתה מגיב באמצעות חשבון Google+ שלך. לצאת מהמערכת / לשנות )

מתחבר ל-%s