תמונת מצב הפרויקט במייל פשוט

מצורפת תבנית מייל פשוטה כדי להציג את מצב הפרויקט.
בכל ארגון מתנהלים פרויקטים רבים, גדולים וקטנים. מנהלים רבים מתלוננים בפניי על כך שהם לא מקבלים את תמונת מצב הפרויקטים באופן שוטף.


במקרים רבים כדי לשפר את המצב באופן מיידי, לא צריך לחכות לתוכנה מורכבת או קורסים שלמים בניהול פרויקטים. מספיק להקפיד לשלוח באופן קבוע פעם בשבוע מייל פשוט בתבנית הבאה:

אל: (רשימת הנמענים ברמת מנהלים)
נושא: (שם הפרויקט) – דו"ח שבועי (תאריך)
שורות תחתונות
1. …
2. …
3. …
(השורות התחתונות הן הדבר הראשון (ואולי היחיד) שהמנהלים רואים וקוראים. לכן, צריך להקפיד רק על 3-5 נקודות שיכילו את הדברים הבאים: הרמות דגל אדום הקשורות לבעיות וסיכונים בפרויקט, אבני דרך מרכזיות שהושגו, נושאים למיקוד לשבועות הקרובים וכל נושא שזקוקים בו לסיוע המנהלים.

לכל סוגיה רצוי להצמיד אחראי ותאריך לביצוע. מומלץ להשתמש בפונט אדום ובהדגשה צהובה כדי למקד את המנהלים בדברים החשובים).
מצב אבני דרך / תכולה עיקרית / משימות עיקריות


(אם יש פער בין תאריך מקורי לבין תאריך נוכחי – כדאי לסמן באדום. עמודת ההערות צריכה להכיל עדכונים חדשים ומהותיים הרלוונטיים לקהל הקוראים. הן יכולות לכלול סיכונים, עדכונים, הודעות, מצב איכות וכו'.יש להניח שחלק גדול מקהל הקוראים יקרא את המייל עד לכאן)
נושאים פתוחים וסיכונים

1. …
2. …
3. …
משימות שהושלמו השבוע / בשבוע שעבר

1. …
2. …
3. …
משימות מתוכננות לשבוע הקרוב

1. …
2. …
3. …
(אם מקפידים על שליחת הדו"ח באופן שבועי קבוע, ניתן להשוות בין מה שתוכנן לבין מה שבפועל בוצע בשבוע לאחר מכן. כך יש מעקב טוב אחר עיכובים בפרויקט).

שיטת עבודה עם התבנית
1. התבנית הזו מתאימה להרבה מאוד פעילויות ארגוניות גם אם אינן נחשבות "פרויקט" בעיני הארגון.
2. כמו כן, היא רלוונטית לעובדים ומנהלים שונים, גם אם אינם מוגדרים "מנהלי פרויקט".
3. הפעם הראשונה שכותבים את המייל יכולה לקחת קצת זמן. בפעמים הבאות זה גוזל הרבה פחות זמן.
4. הקפדה על שליחת המייל משבוע לשבוע תסייע לזהות פערים בין מה תוכנן לשבוע הבא לבין מה שבוצע בפועל. זה יכול להדליק נורות אדומות לגבי מצב הפרויקט וקצב ההתקדמות שלו.
5. המייל מאפשר למקד את המנהלים בנושאים שהתערבותם חשובה ומהווה דרך לאסקלציה ארגונית עניינית ולגיטימית.
6. עצה שטובה בכל מצב: לבקש פידבק על המייל. האם בעלי העניין מקבלים ממנו ערך מוסף? אלו שינויים צריך להכניס בו כדי להגדיל את הערך המוסף שהם מקבלים?
7. גם מנהל הפרויקט בעצמו מקבל הרבה ערך מוסף מהעובדה שפעם בשבוע הוא מסכם עבורו ועבור כולם את הנושאים העיקריים לתשומת לב.

גם שולח המייל מרוויח
מנהל אחד התלונן בפני שהמייל הזה מעמיס עליו עבודה נוספת. תשובתי אליו היתה שזה לא צריך לקחת לו יותר משעה, ובשעה הזו הוא מרוויח שכל המנהלים בפרויקט מקבלים תמונה אחידה.
ואם לוקח לו יותר משעה לעדכן את המייל הזה – סימן שהוא חייב לעשות את זה בשביל עצמו, כי כנראה הוא לא שולט מספיק בפרויקט.

אז אם יש לכם פרויקט שאתם מנהלים – תקפידו על המייל.
ואם אתם מנהלים אחרים שמנהלים פרויקט – תבקשו מהם להקפיד על המייל.

בהצלחה,

רוצה לדעת עוד? להתחיל לנהל ברגל ימין.
ולעוד קפיצת מדרגה ניהוליתסודות הניהול האפקטיבי.

הציצו בקטלוג סדנאות והרצאות למנהלים.
פרטים נוספים למעוניינים באימון אישי.

עקבו אחריי גם ב- YouTube Linked-in  logo-wordpress

 מיכאל שורץ, 052-7728023
michael.szwarc@gmail.com

 

 

מודעות פרסומת

מה דעתך בנושא?

הזינו את פרטיכם בטופס, או לחצו על אחד מהאייקונים כדי להשתמש בחשבון קיים:

הלוגו של WordPress.com

אתה מגיב באמצעות חשבון WordPress.com שלך. לצאת מהמערכת / לשנות )

תמונת Twitter

אתה מגיב באמצעות חשבון Twitter שלך. לצאת מהמערכת / לשנות )

תמונת Facebook

אתה מגיב באמצעות חשבון Facebook שלך. לצאת מהמערכת / לשנות )

תמונת גוגל פלוס

אתה מגיב באמצעות חשבון Google+ שלך. לצאת מהמערכת / לשנות )

מתחבר ל-%s