קטגוריה: ניהול זמן – כללי

שמירה על איזון חיים – עבודה

"אני לא יכול להרשות לעצמי להתנתק מהעבודה".
נשמע מוכר?
המציאות של ימינו היא שאנחנו לא יכולים להתנתק מהחיים האישיים כשאנחנו בעבודה, ואנחנו לא יכולים להתנתק מהעבודה בזמן הפנוי שלנו.
– כשאנו בבית, אנחנו הרבה בעבודה: מיילים, שיחות טלפון וראש מלא מחשבות.
– כשאנו בעבודה, אנחנו הרבה בבית: שיחות לסידורים אישיים, וואטסאפים עם המשפחה ועוד.
(ראה עוד: חיים – עבודה: איזון או אינטגרציה).
האומנם? האם נגזר עלינו להיות "גם וגם" תמיד?

עם קצת תכנון מראש ותיאום ציפיות עם הסובבים אותנו, אפשר להגדיר מספר כללים שיסייעו לנו בזה:
1. תאמו ציפיות עם הגורמים איתם אתם עומדים בקשר. בקשו מהם לכבד את זמנכם: ציינו מהם חלונות הזמינות שלכם בשעות העבודה ומהי הזמינות שלכם בשעות חריגות. אל תיבהלו להציף זאת מול המנהל הישיר. דברו על כך בצורה עניינית ומקצועית והיו קשובים לצרכים שלו. גם עם אופי התפקיד שלכם דורש להיות זמינים 24/7, ניתן לתאם ציפיות מהם סוגי האירועים בהם תידרשו להיות זמינים כדי שלא יפנו אליכם גם בדברים לא דחופים.
2. במקרים חריגים – היו שקופים ופתוחים עם העובדים שלכם והמנהל שלכם. במידה ואתם נמצאים באירוע משפחתי מיוחד, טקס מיוחד של הילדים, הופעה וכו' – שתפו אחרים ובקשו מהם באופן חריג לא לפנות אליכם בשעות האלו.
3. תאמו ציפיות לגבי צורת הפניה אליכם. אני ממליץ לבקש שבמקרים דחופים ירימו אליכם טלפון ולא ישלחו הודעות. כך תוכלו להשתיק הודעות בראש שקט, ולדעת שאם צריך – הטלפון יצלצל. זה נכון גם לגבי טלפונים מהעבודה בזמן הפנוי, וגם לגבי טלפונים מהבית בזמן העבודה.
4. במעבר מהעבודה לבית (ומהבית לעבודה) – להשתדל לסגור קצוות. כלומר, לוודא שעד לסיום יום העבודה במשרד ענינו על המיילים החשובים ועשינו את הטלפונים החשובים לאותו היום. במיוחד כשיוצאים לסוף שבוע או לחופשה – לסגור קצוות!!!
5. כשיוצאים לחופשה, למנות מישהו שיהיה אחראי מטעמכם ולהודיע זאת למרבית האנשים שייתכן ויהיו זקוקים לכם בזמן החופשה. לבקש לפנות רק אליו, והוא יפעיל שיקול דעת מתי לפנות אליכם. ישנה אפשרות להשאיר הודעה אוטומטית במייל על כך שאינכם במשרד, וציינו בו את שם ממלא המקום שלכם.
6. לדעת להגיד "לא עכשיו": לא כל פניה היא דחופה, ולא כל מייל דורש טיפול מיידי. נסו להגיב חזרה ב: "טוב שאתה פונה אליי. האם נוכל לדבר על כך ביום ראשון?", "תודה על העדכון, אטפל בכך מחר על הבוקר". גם לעניינים שבבית: "אתה צודק, זה באמת חשוב. נדבר על זה בערב?"
7. לכבות התראות, לסגור את הטלפון, לא לפתוח את המחשב – זה אפשרי! ברגע שאנחנו רק מציצים לראות מה חדש – אנחנו מוצאים את עצמנו כבר שקועים בעבודה.
8. לעשות רשימות ולרכז טיפול ביחד – אם כבר אנחנו נדרשים לטפל בעניינים של העבודה בבית או להיפך – כדאי לעשות רשימה של רק מה שבאמת דורש טיפול עוד היום, ורק אותם לבצע באופן סדרתי זה אחרי זה.
9. והכי חשוב – לשחרר וליהנות מהרגע. במקרים רבים אנחנו אלו שנותנים יותר מדי חשיבות לדברים שאנחנו אמורים להספיק עכשיו. לפעמים זה נובע מתחושת חשיבות שזה מקנה לנו, או מתחושה נעימה שזקוקים לנו. אם חלוקת הקשב בין העבודה לבית גורמת לאי-נעימות, כדאי מאוד לברר האם המשימה באמת הכרחית כרגע, ואז לנקוט באחת מההמלצות הנ"ל.
הזמן שלנו בידיים שלנו, הרבה יותר ממה שנדמה לנו,
בהצלחה,
רוצה לדעת עוד? להתחיל לנהל ברגל ימין.
ולעוד קפיצת מדרגה ניהוליתסודות הניהול האפקטיבי.
הציצו בקטלוג סדנאות והרצאות למנהלים.
פרטים נוספים למעוניינים באימון אישי.
עקבו אחריי גם ב- YouTube Linked-in  logo-wordpress

 מיכאל שורץ, 052-7728023
michael.szwarc@gmail.com
שתפו את הפוסט:
גלריה

חיים – עבודה: איזון או אינטגרציה

האם אתם מרוצים מהאיזון שיש לכם בין החיים לעבודה? האם אתם משקיעים את הזמן בהתאם לסדרי העדיפיות שלכם? אלה שאלות שנשאלות הרבה, ולאחרונה גיליתי שהסוגיה יותר מורכבת ממה שחושבים. מרבית האנשים משתמשים במונח work-life balance כדי לתאר את האיזון בין … המשך לקרוא

שתפו את הפוסט:
גלריה

ניהול הלחץ האישי בעבודה

לפעמים אנחנו מרגישים מועמסים יתר על המידה, מנוהלים ע"י שטף של משימות ומכבים שריפות מסביבנו. סף הלחץ עולה, ואיתו מצב רוח עצבני, תחושת שחיקה ותסכול. מה עושים בנידון? לפעמים ציור שווה אלף מילים: התמונה הנ"ל לקוחה מסדנת פיתוח מנהלים שהנחתי … המשך לקרוא

שתפו את הפוסט:
גלריה

הגיע הזמן לדאוג לעצמנו

"זו הפעם הראשונה מזה עשר שנים שאני דואגת לעצמי ומספיקה לאכול ארוחת בוקר". את המשפט הזה אמרה לי אחות בית-חולים, שבועיים לאחר שהשתתפה בסדנת ניהול זמן שהנחתי. מה עזר לה לחולל שינוי כזה? מה כולנו יכולים ללמוד מזה? האחות מגיעה … המשך לקרוא

שתפו את הפוסט:
גלריה

כללי מפתח בניהול זמן

ניהול זמן הוא אחד האתגרים המרכזיים של המנהלים ונדמה שלא משנה מה עושים, תמיד קיימת התחושה שהזמן לא מספיק לבצע את כל המשימות. קיימות עצות, המלצות ושיטות רבות לניהול זמן אך אני רוצה להתמקד בעקרונות וכללי מפתח בודדים שעושים את … המשך לקרוא

שתפו את הפוסט:
גלריה

הסכנה במולטי טסקינג (multi tasking) – המחשה ומשמעותה

כמעט בכל רגע נתון יש לנו מספר משימות שאנחנו צריכים לבצע, או שאחרים צריכים לבצע עבורנו. הנטייה הטבעית היא לעבוד על מספר משימות במקביל, דבר שיוצר תחושה שאנחנו מצליחים "להתקדם בכל החזיתות". אך עבודה במקביל על משימות שונות אינה מבטיחה … המשך לקרוא

שתפו את הפוסט:
גלריה

ניהול זמן – איך לעזור לעובדים שלנו?

ניהול הזמן באופן יעיל ידוע כאתגר אישי לכל עובד ומנהל. כמנהלים אנחנו יכולים לעזור לעובדים שלנו להיות יעילים יותר בעבודתם – אם נגדיר ביחד מערכת ציפיות והנחיות בסיסיות. את רשימת ההמלצות הבאה לקחתי מתוך מסמך ארגוני של אחת החברות האמריקאיות … המשך לקרוא

שתפו את הפוסט:
גלריה

אי-וודאות בהערכת זמנים – הסבר

לכל משימה יש טווח זמנים נדרש על מנת להשלים משימה: ציר ה-X מתאר את משך הזמן שיידרש להשלים את המשימה. ציר ה-Y מתאר את ההסתברות להשלים את המשימה במשך הזמן הנתון. טווח זמנים נובע בגלל הבדלים בין משאבים שונים המנוצלים … המשך לקרוא

שתפו את הפוסט: