תגית: ניהול

חוזרים ליסודות: הגדרות תפקידים

עבודתו של יועץ ארגוני דומה לעתים לעבודתו של רופא. שניהם מנסים להבין את סיבות השורש לסימפטומים גלויים על פני השטח.

ברפואה הסיפטומים יכולים להיות: חום, דופק מואץ או חלש, כאבים למיניהם, לחץ דם, ממצאים חריגים בדם או בשתן ומהם ממשיך האבחון הרפואי כדי להבין מה גורם לסיפמטומים אלו.
בארגון, הסימפטומים יכולים להיות: מתחים בין עובדים, רמת מוטיבציה כללית נמוכה, בזבוז משאבים, משימות שנופלות בין הכיסאות, תוצאות נמוכות מהמצופה ועוד.
בשני המקרים, יכולות להיות סיבות שורש רבות ושונות לסימפטומים שונים.

אחד הדברים שאני תמיד בודק בהתחלה הוא האם קיימים בארגון הגדרות תפקידים. היעדר הגדרות תפקידים עלול לגרום לכל אחד מהסימפטומים הנ"ל.

הגדרת תפקיד = ייעודו של כל עובד
כמו שחשוב להגדיר ייעוד לכל ארגון ותת-ארגון (צוות/מחלקה/חטיבה), כך חשוב להגדיר את תפקידו של כל עובד. הגדרת התפקיד תענה על השאלה מהי אחריותו של בעל התפקיד. כלומר, על מה הוא נמדד, מהם המשימות העיקריות שלו והתהליכים בהם הוא לוקח חלק.
מומלץ שהגדרת התפקיד תכיל גם את הכישורים, הידע, המיומנויות והניסיון הנדרשים כדי לבצע את התפקיד.

הבסיס לתיאום ציפיות הדדי
ללא הגדרות תפקיד ברורות עלול להיווצר מצב של פער בציפיות בין המנהל לעובד, או בין העובדים עצמם. הפער בציפיות עלול לגרום חיכוכים מיותרים, נפילת משימות בין הכסאות, או מאבקים על תחומי אחריות.
כשמגדירים תפקידים, צריך לראות שיש ראייה כוללת של הממשקים ויצירת גבולות בין התפקידים.

תנאי לסינרגיה ארגונית
כמו שכבר כתבתי בעבר על סינרגיה ארגונית, גבולות מטושטשים יוצרים עמימות שמונעת סינרגיה. מצד שני, גם הגדרת גבולות אחריות נוקשים מדי, מונעת סינרגיה. לכן הגדרות התפקידים והגבולות צריכים להיות ברורים, אך מאפשרים גמישות. כלומר, חברי הצוות מרגישים בנוח לחצות אותם, לעזור ולסייע זה לזה.

סיפוק צרכי העובד = מוטיבציה
ישנם מנהלים שעלולים לחשוב בטעות שהגדרת תפקידים מרתיעה את העובדים, ועדיפה סביבה "חופשית". ההיפך הוא הנכון. הגדרת תפקידים ברורה מסייעת לעובד להבין מהי תרומתו לארגון ומה הוא נדרש לעשות כדי להצליח בתפקידו. שני אלה יוצרים את תחושת הבטחון של העובד ובכך מגבירים את מחוייבתו לארגון.

בסיס לתכנון התפתחותו של העובד
כשהגדרת התפקיד מכילה את המיומנויות, הידע והניסיון של בעל התפקיד, ניתן באמצעותה להעריך את התפתחותו של העובד בתפקיד, ולתכנן בהתאם את תהליך החניכה שלו. למשל, ע"י הדרכות שיוסיפו לו תחומי ידע נוספים רלוונטיים, או התאמת משימות שיקנו לו מיומנויות או ניסיון חשוב שחסר לו.

בסיס לגיוס כוח-אדם
שימוש נוסף וחשוב של הגדרות התפקיד הוא בשלבי גיוס מועמדים לתפקיד. הגדרת התפקיד יוצרת שפה משותפת בין המנהלים לגורמים המגייסים, ועל בסיסה ניתן לבנות את תהליך המיון.

הגדרות תפקידים היא מרכיב בסיסי מאוד בניהול, בעל השפעה רחבה על הארגון.

סיכום
אם נחזור למטאפורה של עולם הרפואה:
כיום, הציבור נדרש למודעות גבוהה יותר על מנת להיות עירני ולזהות סימפטומים רפואיים בעייתים. בחלק מהמקרים אפילו לתת מענה רפואי ראשוני. כך גם בניהול.
אני ממליץ למנהלים לשאול את עצמם שלוש שאלות:
– האם הגדרות התפקידים בארגון חסרות או חלקיות?
– האם יש לכך השפעה שלילית על הארגון? מהם המחירים שהארגון משלם בשל כך?
– מהן התועלות שיש לארגון במצב הקיים של הגדרות עמומות?

אין מתאים יותר מהמנהל עצמו להגדיר את התפקידים שתחתיו. עם זאת, לעתים נדרשת עזרה חיצונית שתעזור באבחון, ניתוח וניסוח ההגדרות מתוך המציאות הארגונית, באופן שתסייע לפתור בעיות קיימות או עתידיות.

אלמנטרי, אך לא תמיד מיושם.

רוצה לדעת עוד? להתחיל לנהל ברגל ימין.
ולעוד קפיצת מדרגה ניהולית: סודות הניהול האפקטיבי.

הציצו בקטלוג סדנאות והרצאות למנהלים.
פרטים נוספים למעוניינים באימון אישי.

עקבו אחריי גם ב- YouTube Linked-in  logo-wordpress

 מיכאל שורץ, 052-7728023
michael.szwarc@gmail.com
גלריה

חשיבות פיתוח מסוגלות תעסוקתית

יש בגלריה 1 תמונות.

כיצד שומרים על קריירה משגשגת? כיצד מבטיחים להישאר רלוונטיים? כיצד מעלים את הבטחון העצמי שלנו בעבודה? הרבה עובדים ומנהלים שאני פוגש מונעים מהרצון והצורך לשמור על מקום העבודה שלהם. השאלה שהם שואלים את עצמם היא: כיצד עליי להתאים את עצמי … להמשיך לקרוא

גלריה

מילים שמעצבות חשיבה ניהולית

יש בגלריה 1 תמונות.

להורדת דף המילים – לחץ כאן. מה המשותף לשלושת המקרים הקצרים הבאים: מקרה ראשון כהכנה לקראת ראיון עבודה, מתאמן שלי (מנהל פיתוח) הגדיר את הערך המוסף הניהולי שלו כך: "לגרום לדברים לקרות". לאחר ששוחחנו הגענו לרשימה הרבה יותר מלאה, ובתוכה: … להמשיך לקרוא

גלריה

שאלון חוסן ארגוני למנהלים

יש בגלריה 1 תמונות.

לפניכם 12 שאלות של כן ולא. ענו על השאלון פעמיים: פעם בתור עובדים, ופעם בתור מנהלים, בשם העובדים שלכם. השאלון לקוח מהספר: "לפני הכל – שוברים את הכללים"* על כמה שאלות עניתם בלב שלם את התשובה "בהחלט כן"? 1. האם … להמשיך לקרוא

גלריה

ניהול סיכונים בליל הסדר

יש בגלריה 1 תמונות.

מה עלול להשתבש בליל הסדר? האם זו עצם של קרפיון תקועה בגרון? האם זה כתם של חזרת על החולצה החגיגית החדשה? ואולי האפשרות שמישהו יפרוץ לנו לבית בזמן שאנחנו מתארחים אצל המשפחה? (מתוך סדנת ניהול סיכונים שהעברתי בתחילת השבוע) כדי … להמשיך לקרוא

גלריה

חיים – עבודה: איזון או אינטגרציה

יש בגלריה 1 תמונות.

האם אתם מרוצים מהאיזון שיש לכם בין החיים לעבודה? האם אתם משקיעים את הזמן בהתאם לסדרי העדיפיות שלכם? אלה שאלות שנשאלות הרבה, ולאחרונה גיליתי שהסוגיה יותר מורכבת ממה שחושבים. מרבית האנשים משתמשים במונח work-life balance כדי לתאר את האיזון בין … להמשיך לקרוא

גלריה

ניהול הלחץ האישי בעבודה

יש בגלריה 1 תמונות.

לפעמים אנחנו מרגישים מועמסים יתר על המידה, מנוהלים ע"י שטף של משימות ומכבים שריפות מסביבנו. סף הלחץ עולה, ואיתו מצב רוח עצבני, תחושת שחיקה ותסכול. מה עושים בנידון? לפעמים ציור שווה אלף מילים: התמונה הנ"ל לקוחה מסדנת פיתוח מנהלים שהנחתי … להמשיך לקרוא