שלושת מרכיבי המוטיבציה לשינוי

כמה פעמים החלטתם להתחיל לעשות ספורט – ולא הצלחתם?
כמה פעמים נתקלתם בהתנגדות לשינוי מצד העובדים?

תנאי הכרחי לכל שינוי התנהגותי אמיתי הוא מוטיבציה פנימית חזקה.
ובשביל מוטיבציה חזקה לשינוי צריכים להתקיים שלושה תנאים:

1. רצון
2. מסוגלות
3. מוכנות

בספר הגישה המוטיבציונית, מתוארים שלושה מרכיבים של מוטיבציה לשינוי:

1. רצון
רצון הוא הביטוי של החשיבות הנתפשת לשינוי בעיני האדם או הצוות. לרוב היא קשורה באופן ישיר לפער בין הרצוי למצוי. בין המצב הקיים לבין המטרה הרצויה. כל עוד הפער הזה הוא סביר, ישנו רצון נמוך לשינוי. כשהפער חוצה גבול מסוים – אז מתחיל התהליך לשינוי.
כלומר, אם האדם או הצוות אינם מרגישים שהפער בין הרצוי למצוי מספיק גדול – תהיה התנגדות בסיסית לשינוי. והיא תימשך עד שלא נגביר את החשיבות הנתפסת של השינוי.

2. מסוגלות
רצון בלבד לא מספיק. נדרשת גם תחושת מסוגלות שהיא הבטחון העצמי ביכולת לבצע את השינוי. ישנם אנשים שרוצים שינוי, אך אינם מאמינים שהם מסוגלים להשתנות.
יתרה מזו, לתחושת אי-מסוגלות עלולה להיות השלכות הפוכות והרסניות. האמונה שאין סיכוי לבצע את השינוי עלולה לעורר הסברים לוגיים למה המצב הקיים דווקא טוב או להתחיל להאשים גורמים חיצוניים במצב. התנהגויות אלו מרחיקות עוד יותר את השינוי הנדרש!
כדי להגביר את המוטיבציה – אנו נדרשים להעניק בטחון שהשינוי הוא בר השגה.

3. מוכנות
רצון (חשיבות) ומסוגלות (בטחון) אינם מספיקים כדי לחולל את השינוי. המרכיב השלישי הוא המוכנות לבצע את השינוי כאן ועכשיו. כלומר, המוכנות היא עניין של מתן סדר עדיפיות לשינוי על-פני דברים אחרים. זה אומר להשקיע את הזמן, והמשאבים הנדרשים כדי להתקדם בשינוי.
הגברת המוכנות תתבצע ע"י הגדרת הצעדים הבאים לשינוי, הקצאת זמן והקצאת משאבים, בדר"כ על חשבון דברים אחרים. זהו המחיר שאנחנו מוכנים לשלם על השינוי.

דוגמה א': שינוי תזונתי
על מנת שאדם יצליח לבצע שינוי תזונתי, הוא צריך להיות משוכנע בחשיבות השינוי עבורו. בין אם זה מסיבה בריאותית, ויזואלית או ערכית. למשל, הפחתת כמות הסוכר שהוא צורך, משיקולים בריאותיים. לא משנה כמה הרופא יגיד לו שזה לא בריא לו – עד שהוא לא יחשוב בעצמו שזה לא בריא – הוא לא יתחיל בשינוי.
בנוסף, הוא צריך להאמין שהוא מסוגל לשנות את הדיאטה שלו – כלומר שיש לו את הכוחות הנפשיים להפחית את כמות הסוכר ולהימנע ממאכלים מתוקים שהוא אוהב.
ולבסוף, והוא צריך להיות מוכן לשלם את מחיר השינוי ולהתחיל אותו כעת: להתחיל לפרט מאכלים ומוצרים שהוא מתחיל להימנע מהם, ולהתחיל לרכוש מוצרים חדשים העונים לדרישות הדיאטה החדשה שלו.

דוגמה ב': הטמעת תהליך או שינוי ארגוני
ניקח לדוגמה ארגון שמחליט להטמיע מערכת חדשה לניהול משימות בארגון. על מנת להגביר את המחוייבות של העובדים לשינוי, צריך שהם יבינו את חשיבות השינוי, כלומר את הפער בין המערכת כיום לבין ההמצב הרצוי. עליהם להבין למה הפער הזה פוגע בהם ובארגון, וכיצד המערכת החדשה אמורה להביא ערך מוסף להם ולארגון (יעילות, דיוק, נוחות, תקשורת בין העובדים). חשיבות יתרה צריך לתת למנהלים בדרגי הביניים שאמורים להיות סוכני השינוי ולסייע בהטמעת המערכת בקרב כל העובדים.
מעבר לכך, המנהלים בדרגי הבינים והעובדים צריכים להאמין שהם מסוגלים לבצע את השינוי אם רק יקבלו הדרכה על המערכת, ושהמעבר ממערכת למערכת ינוהל בצורה מקצועית וטובה. צריך לנטרל ולהתמודד עם פחדים של עובדים שחוששים משינויים טכנולוגיים.
ולבסוף, צריכה להיות מוכנות מצד הארגון ומנהליו להתחיל להשקיע בשינוי באמצעות הדרכות. המוכנות כוללת גם לקחת בחשבון שתיתכן ירידה זמנית בשלמות הנתונים – כאשר האנשים עוד לא יהיו בקיאים במערכת. העובדים מצידם צריכים להיות מוכנים ללמוד ולהתחיל להתנסות במערכת החדשה.

לסיכום,
כל שלושת המרכיבים חשובים. ולכן, כשאנו רוצים להעלות את המוטיבציה לשינוי של עובד או של צוות עובדים, עלינו לזהות מהם המרכיבים החסרים ולטפל בהם.

ומה לגבי שינוי שאתם מתכננים לבצע בקרוב בעבודה או בחייכם האישים?
האם יש לכם את שלושת המרכיבים הנדרשים: רצון, מסוגלות ומוכנות?

קישורים רלוונטיים:
למאמרים נוספים על שינוי.
למאמרים נוספים על מוטיבציה.

רוצה לדעת עוד? להתחיל לנהל ברגל ימין.
ולעוד קפיצת מדרגה ניהוליתסודות הניהול האפקטיבי.

הציצו בקטלוג סדנאות והרצאות למנהלים.
פרטים נוספים למעוניינים באימון אישי.

עקבו אחריי גם ב- YouTube Linked-in  logo-wordpress

 מיכאל שורץ, 052-7728023
michael.szwarc@gmail.com

חוזרים ליסודות: הגדרות תפקידים

עבודתו של יועץ ארגוני דומה לעתים לעבודתו של רופא. שניהם מנסים להבין את סיבות השורש לסימפטומים גלויים על פני השטח.

ברפואה הסיפטומים יכולים להיות: חום, דופק מואץ או חלש, כאבים למיניהם, לחץ דם, ממצאים חריגים בדם או בשתן ומהם ממשיך האבחון הרפואי כדי להבין מה גורם לסיפמטומים אלו.
בארגון, הסימפטומים יכולים להיות: מתחים בין עובדים, רמת מוטיבציה כללית נמוכה, בזבוז משאבים, משימות שנופלות בין הכיסאות, תוצאות נמוכות מהמצופה ועוד.
בשני המקרים, יכולות להיות סיבות שורש רבות ושונות לסימפטומים שונים.

אחד הדברים שאני תמיד בודק בהתחלה הוא האם קיימים בארגון הגדרות תפקידים. היעדר הגדרות תפקידים עלול לגרום לכל אחד מהסימפטומים הנ"ל.

הגדרת תפקיד = ייעודו של כל עובד
כמו שחשוב להגדיר ייעוד לכל ארגון ותת-ארגון (צוות/מחלקה/חטיבה), כך חשוב להגדיר את תפקידו של כל עובד. הגדרת התפקיד תענה על השאלה מהי אחריותו של בעל התפקיד. כלומר, על מה הוא נמדד, מהם המשימות העיקריות שלו והתהליכים בהם הוא לוקח חלק.
מומלץ שהגדרת התפקיד תכיל גם את הכישורים, הידע, המיומנויות והניסיון הנדרשים כדי לבצע את התפקיד.

הבסיס לתיאום ציפיות הדדי
ללא הגדרות תפקיד ברורות עלול להיווצר מצב של פער בציפיות בין המנהל לעובד, או בין העובדים עצמם. הפער בציפיות עלול לגרום חיכוכים מיותרים, נפילת משימות בין הכסאות, או מאבקים על תחומי אחריות.
כשמגדירים תפקידים, צריך לראות שיש ראייה כוללת של הממשקים ויצירת גבולות בין התפקידים.

תנאי לסינרגיה ארגונית
כמו שכבר כתבתי בעבר על סינרגיה ארגונית, גבולות מטושטשים יוצרים עמימות שמונעת סינרגיה (ע"פ ד"ר רמי בן-ישי). מצד שני, גם הגדרת גבולות אחריות נוקשים מדי, מונעת סינרגיה. לכן הגדרות התפקידים והגבולות צריכים להיות ברורים, אך מאפשרים גמישות. כלומר, חברי הצוות מרגישים בנוח לחצות אותם, לעזור ולסייע זה לזה.

סיפוק צרכי העובד = מוטיבציה
ישנם מנהלים שעלולים לחשוב בטעות שהגדרת תפקידים מרתיעה את העובדים, ועדיפה סביבה "חופשית". ההיפך הוא הנכון. הגדרת תפקידים ברורה מסייעת לעובד להבין מהי תרומתו לארגון ומה הוא נדרש לעשות כדי להצליח בתפקידו. שני אלה יוצרים את תחושת הבטחון של העובד ובכך מגבירים את מחוייבתו לארגון.

בסיס לתכנון התפתחותו של העובד
כשהגדרת התפקיד מכילה את המיומנויות, הידע והניסיון של בעל התפקיד, ניתן באמצעותה להעריך את התפתחותו של העובד בתפקיד, ולתכנן בהתאם את תהליך החניכה שלו. למשל, ע"י הדרכות שיוסיפו לו תחומי ידע נוספים רלוונטיים, או התאמת משימות שיקנו לו מיומנויות או ניסיון חשוב שחסר לו.

בסיס לגיוס כוח-אדם
שימוש נוסף וחשוב של הגדרות התפקיד הוא בשלבי גיוס מועמדים לתפקיד. הגדרת התפקיד יוצרת שפה משותפת בין המנהלים לגורמים המגייסים, ועל בסיסה ניתן לבנות את תהליך המיון.

הגדרות תפקידים היא מרכיב בסיסי מאוד בניהול, בעל השפעה רחבה על הארגון.

סיכום
אם נחזור למטאפורה של עולם הרפואה:
כיום, הציבור נדרש למודעות גבוהה יותר על מנת להיות עירני ולזהות סימפטומים רפואיים בעייתים. בחלק מהמקרים אפילו לתת מענה רפואי ראשוני. כך גם בניהול.
אני ממליץ למנהלים לשאול את עצמם שלוש שאלות:
– האם הגדרות התפקידים בארגון חסרות או חלקיות?
– האם יש לכך השפעה שלילית על הארגון? מהם המחירים שהארגון משלם בשל כך?
– מהן התועלות שיש לארגון במצב הקיים של הגדרות עמומות?

אין מתאים יותר מהמנהל עצמו להגדיר את התפקידים שתחתיו. עם זאת, לעתים נדרשת עזרה חיצונית שתעזור באבחון, ניתוח וניסוח ההגדרות מתוך המציאות הארגונית, באופן שתסייע לפתור בעיות קיימות או עתידיות.

אלמנטרי, אך לא תמיד מיושם.

רוצה לדעת עוד? להתחיל לנהל ברגל ימין.
ולעוד קפיצת מדרגה ניהולית: סודות הניהול האפקטיבי.

הציצו בקטלוג סדנאות והרצאות למנהלים.
פרטים נוספים למעוניינים באימון אישי.

עקבו אחריי גם ב- YouTube Linked-in  logo-wordpress

 מיכאל שורץ, 052-7728023
michael.szwarc@gmail.com
גלריה

חשיבות פיתוח מסוגלות תעסוקתית

יש בגלריה 1 תמונות.

כיצד שומרים על קריירה משגשגת? כיצד מבטיחים להישאר רלוונטיים? כיצד מעלים את הבטחון העצמי שלנו בעבודה? הרבה עובדים ומנהלים שאני פוגש מונעים מהרצון והצורך לשמור על מקום העבודה שלהם. השאלה שהם שואלים את עצמם היא: כיצד עליי להתאים את עצמי … להמשיך לקרוא

גלריה

מילים שמעצבות חשיבה ניהולית

יש בגלריה 1 תמונות.

להורדת דף המילים – לחץ כאן. מה המשותף לשלושת המקרים הקצרים הבאים: מקרה ראשון כהכנה לקראת ראיון עבודה, מתאמן שלי (מנהל פיתוח) הגדיר את הערך המוסף הניהולי שלו כך: "לגרום לדברים לקרות". לאחר ששוחחנו הגענו לרשימה הרבה יותר מלאה, ובתוכה: … להמשיך לקרוא

גלריה

שאלון חוסן ארגוני למנהלים

יש בגלריה 1 תמונות.

לפניכם 12 שאלות של כן ולא. ענו על השאלון פעמיים: פעם בתור עובדים, ופעם בתור מנהלים, בשם העובדים שלכם. השאלון לקוח מהספר: "לפני הכל – שוברים את הכללים"* על כמה שאלות עניתם בלב שלם את התשובה "בהחלט כן"? 1. האם … להמשיך לקרוא

גלריה

ניהול סיכונים בליל הסדר

יש בגלריה 1 תמונות.

מה עלול להשתבש בליל הסדר? האם זו עצם של קרפיון תקועה בגרון? האם זה כתם של חזרת על החולצה החגיגית החדשה? ואולי האפשרות שמישהו יפרוץ לנו לבית בזמן שאנחנו מתארחים אצל המשפחה? (מתוך סדנת ניהול סיכונים שהעברתי בתחילת השבוע) כדי … להמשיך לקרוא

גלריה

חיים – עבודה: איזון או אינטגרציה

יש בגלריה 1 תמונות.

האם אתם מרוצים מהאיזון שיש לכם בין החיים לעבודה? האם אתם משקיעים את הזמן בהתאם לסדרי העדיפיות שלכם? אלה שאלות שנשאלות הרבה, ולאחרונה גיליתי שהסוגיה יותר מורכבת ממה שחושבים. מרבית האנשים משתמשים במונח work-life balance כדי לתאר את האיזון בין … להמשיך לקרוא